De presupuestos que se pierden por el camino a un proceso de venta y cobro sin fricción.
Cómo un distribuidor B2B automatizó todo el proceso desde el presupuesto hasta el cobro, reduciendo errores y acelerando ventas sin cambiar su forma de trabajar.
-40%
tiempo dedicado a presupuestación
1
proceso único para el equipo
+50%
velocidad de respuesta al cliente
Tipo de empresa
Distribuidor B2B de material industrial:
90 empleados
Catálogo amplio
Clientes profesionales recurrentes
Equipo comercial interno + visitas
Sistemas existentes:
ERP
Excel para precios y descuentos
PDFs para presupuestos
Seguimiento manual por email
La empresa vendía bien, pero el proceso entre presupuesto y cobro era lento y poco fiable.
El Problema
El proceso Quote-to-Cash era manual y fragmentado:
Presupuestos creados en Excel
PDFs enviados por email
Seguimiento “a ojo”
Aprobaciones internas informales
Conversión a pedido hecha a mano
Errores de precio o condiciones
Presupuestos que caducan sin respuesta
Quotes del cliente:
“No sabemos qué presupuestos siguen vivos.”
“Cada comercial lo gestiona a su manera.”
“Cuando el cliente acepta, hay que rehacerlo todo.”
Nada estaba roto.
Pero el proceso perdía ventas y control.
Lo que se construyó
Se implementó un sistema Quote-to-Cash integrado, diseñado para cubrir todo el recorrido comercial, sin duplicar trabajo ni depender de Excel.
1. Generación de presupuestos desde catálogo
El comercial puede:
Buscar productos en un catálogo digital
Seleccionar cantidades
Aplicar precios y descuentos por cliente
Ver el total y el margen en tiempo real
Todo desde:
Ordenador
Tablet
Móvil
Sin Excel.
Sin cálculos manuales.
2. Envío y seguimiento automático del presupuesto
Cada presupuesto:
Se genera en PDF profesional
Se envía al cliente al momento
Queda registrado con estado:Enviado
Abierto
Aceptado
Caducado
El equipo sabe en todo momento qué está pasando.
3. Aprobaciones y reglas comerciales
El sistema incluye:
Reglas de descuento
Límites de margen
Flujos de aprobación simples
Esto permite:
Mantener coherencia
Evitar errores
Proteger rentabilidad
Sin frenar al comercial.
4. Conversión directa a pedido y cobro
Cuando el cliente acepta:
El presupuesto se convierte automáticamente en pedido
Se sincroniza con el ERP
Se activa el proceso de facturación y cobro
Sin rehacer documentos.
Sin copiar datos.
Sin errores.
Lo que NO se construyó
No se cambió el ERP
No se eliminó flexibilidad comercial
No se obligó al equipo a usar software complejo
No se duplicaron procesos
Se conectó lo que ya existía
y se ordenó el flujo completo.
Los Resultados
Impacto operativo
Reducción drástica del tiempo dedicado a presupuestos
Eliminación de Excel y PDFs sueltos
Proceso único y coherente para todo el equipo
Visibilidad total del estado de cada oportunidad
Impacto en ventas y cash-flow
Respuesta más rápida al cliente
Mayor tasa de conversión
Menos presupuestos olvidados
Cobros más rápidos y ordenados
Retorno de Inversión
-40%
tiempo dedicado a presupuestación
1
proceso único para el equipo
+50%
velocidad de respuesta al cliente
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