De perder el control sobre costes y documentación técnica a tener una gestión 360º.
Cómo una empresa de servicios industriales dejó de perder control sobre costes, órdenes y documentación técnica, y pasó a operar con visibilidad real en cada trabajo.
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-70%
del tiempo dedicado a buscar datos y documentación
+150 h
al mes recuperadas en equipos técnicos y de operaciones
+5–10%
mejora en control de márgenes por proyecto
Tipo de empresa
Empresa de industrial & mining services en Western Australia:
80–150 empleados
Operaciones ligadas a industria pesada
Trabajos por:
proyecto
orden de trabajo
cliente
Equipos repartidos entre oficina, taller y campo
Mucha documentación técnica: manuales, procedimientos, certificados y planos
Sistemas existentes:
ERP
hojas de trabajo
Excel para costes
carpetas compartidas con PDFs
La empresa funcionaba bien, tenía trabajo y experiencia.
Pero no tenía control fino sobre lo que pasaba dentro de cada job.
El Problema
Los datos existían, pero no estaban conectados:
Órdenes de trabajo en un sistema
Horas de técnicos en otro
Costes de materiales en Excel
Documentación técnica en carpetas
Decisiones basadas en llamadas y experiencia
Cada pregunta importante implicaba:
Buscar información en varios sitios
Preguntar a la persona adecuada
Abrir PDFs uno a uno
Cruzar datos manualmente
“Sabemos cuánto facturamos, pero no siempre cuánto ganamos por trabajo.”
“Cuando un proyecto se desvía, lo vemos tarde.”
"La documentación existe, pero encontrar la correcta lleva demasiado tiempo.”
El mayor riesgo no era operativo.
Era tomar decisiones sin visibilidad real.
Lo que se construyó
Se implementó un sistema interno diseñado para operar trabajos industriales, no para hacer reporting bonito. El sistema combina tres capas clave, conectadas entre sí.
1. Dashboard operativo por job, proyecto y cliente
Un panel claro que permite ver en tiempo casi real:
Jobs activos
Coste estimado vs coste real
Horas imputadas por fase
Materiales consumidos
Desviaciones por proyecto
Rentabilidad por cliente
No para analizar durante horas, sino para:
👉 detectar problemas mientras aún se pueden corregir.
2. Gestión de órdenes y costes integrada
Cada orden de trabajo queda asociada a:
horas
materiales
estado
responsable
cliente
Esto permite:
comparar estimaciones vs realidad
entender dónde se pierde margen
evitar depender de una sola persona para “leer” el negocio
Los números dejan de llegar tarde.
3. Document Intelligence para documentación técnica
Toda la documentación técnica se convierte en información usable.
El sistema:
procesa PDFs (incluidos escaneados)
identifica versiones, fechas y referencias
relaciona documentos con jobs y equipos
Y añade un agente de consulta para el equipo:
“¿Cuál es el procedimiento correcto para este equipo?”
“¿Qué certificado aplica a este trabajo?”
“Resume los puntos clave de este manual”
La documentación deja de ser un archivo muerto.
Se convierte en una herramienta operativa.
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Lo que NO se construyó
No se sustituyó el ERP
No se cambió cómo trabajan los técnicos
No se implantó un sistema pesado
No se digitalizó por digitalizar
Se conectó lo que ya existía
y se ordenó donde más impacto tenía.
Los Resultados
Impacto operativo
Visibilidad diaria de costes por job
Detección temprana de desviaciones
Menos interrupciones internas
Acceso inmediato a documentación correcta
Impacto en negocio
Mejora del control de márgenes
Menos errores operativos
Decisiones más rápidas y seguras
Menor dependencia de personas clave
Por qué funcionó
Se diseñó desde la realidad del job, no desde el software
Se priorizó visibilidad frente a complejidad
Se respetaron los sistemas existentes
Se construyó como infraestructura interna, no como herramienta aislada
No se digitalizó la empresa.
Se hizo operable a escala.
Retorno de Inversión
-70%
del tiempo dedicado a buscar datos y documentación
+150 h
al mes recuperadas en equipos técnicos y de operaciones
+5–10%
mejora en control de márgenes por proyecto
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